Elektronische Beschaffung 2009 Stand der Nutzung im Mittelstand, in Großunternehmen und Konzernen Autoren: Bogaschewsky, R.; Broens, M.; Müller, H. Herausgeber: Bogaschewsky/BME Vertrieb durch: Centrum für Supply Management Seiten: 83/ 86 Abbildungen Sprache: deutsch Format: DIN A4 / Rinbindung Erschienen: 09.11.2009 Artikelnummer/ISBN: 978-3-941048-02-7 Preis: 45,79 EUR (netto) In den Warenkorb  Zurück

Als ein zentrales Mittel, die Beschaffungsprozesse im heute vorherrschenden dynamischen und komplexen Marktumfeld effizienter und effektiver zu gestalten, ist die Auseinandersetzung mit modernen Informations- und Kommunikationstechnologien unumgänglich. Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME) hat daher gemeinsam mit dem Lehrstuhl für Industriebetriebslehre (Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky) der Universität Würzburg und dem CfSM – Centrum für Supply Management die Studie zum Einsatz von Lösungen bzw. Systemen zur elektronischen Beschaffung in Deutschland erstellt.

Die Studie basiert auf einer Befragung, die im Jahre 2009 durchgeführt wurde und an der sich 188 Unternehmen beteiligten. Darunter befanden sich etwa 60 % kleine und mittelständische Unternehmen (KMU, < 2000 Mitarbeiter) und 40 % Großunternehmen/Konzerne (GU/K). Im Fokus standen die Systemklassen katalogbasierte Beschaffungslösungen, E-Sourcing (getrennt in Ausschreibungen und Auktionen), E-Collaboration (getrennt in die Anwendungsbereiche Forschung und Entwicklung (F&E), Abstimmung von Produktionsplänen und Lieferkonzepten sowie Qualitätsmanagement) und Lieferantenbewertung.

Über alle befragten Unternehmen hinweg betrachtet, konnten bisher drei E-Procurement-Systeme in die breite Anwendung gelangen. Bei katalogbasierten Beschaffungssystemen verzichtet aktuell nur noch je-des fünfte Unternehmen auf einen Einsatz, ohne Tools für Ausschreibungen und Lieferantenbewertung planen derzeit nur ca. 40 % der Unternehmen. Die anderen untersuchten Systeme für Auktionen und E-Collaboration finden hingegen bei der Mehrheit aller befragten Unternehmen noch keinen Einsatz.

Wird des Weiteren hinsichtlich der Unternehmensgröße differenziert, so lässt sich erkennen, dass die Gruppe derjenigen, die bisher auf diese Systeme verzichten, mit Einschränkungen im Bereich der E-Collaboration, stark von KMU dominiert wird. Hierbei zeigt sich in der Studie, dass dies nicht ausschließlich durch die geringere Unternehmensgröße und das damit kleinere Beschaffungspotenzial bedingt ist.

Im Durchschnitt profitieren die befragten KMU zwar etwas weniger von den Effekten der Systeme, so dass hier sicherlich allgemein andere Kosten-Nutzen-Einschätzungen als bei GU/K existieren. Nichtsdestotrotz muss man betonen, dass allein die messbaren Einsparungen auch bei KMU erheblich sind: Bei den Einstandspreisen und Prozesskosten geben schon mit Abschluss der Pilotphase KMU im Mittel jeweils bis zu 30 % bei der Beschaffung über katalogbasierte Systeme und im Bereich E-Sourcing 8 % und 5 % an, wobei weitere Einsparungen noch im laufenden Betrieb hinzukommen. Damit profitieren KMU bei katalog-basierten Beschaffungssystemen sogar etwas stärker als GU/K – hier betragen mit Abschluss Pilotphase die Einsparungen bei den Einstandspreisen im Durchschnitt 10 % und bei den Prozesskosten 27 %. Im Bereich E-Sourcing liegen die durchschnittlichen Einsparungen mit 10 % und 8 % leicht höher. Auch wenn die Ausgangssituation sich in jedem Unternehmen anders darstellen mag, zeigen die Untersuchungen klar, dass sich auch KMU intensiv mit diesen Themengebieten auseinandersetzen müssen – ein pauschales „Das bringt sowieso nichts!“ wird in der Befragung nicht bestätigt.

Die Nutzungsintensität ist von System zu System unterschiedlich. Am weitesten verbreitet/fortgeschritten ist der Einsatz im Bereich Lieferantenbewertung – hier geht auch die Einführung am schnellsten vonstatten. Den Gegenpol bilden Auktionen, die weit davon entfernt sind, ein Standardtool für die Durchführung von Verhandlungen zu sein. Bei katalogbasierten Beschaffungssystemen und im Wesentlichen auch bei Ausschreibungen sind aktuell die Nutzungsintensitäten der Unternehmen mehr oder weniger gleichmäßig über das mögliche Beschaffungsvolumen verteilt, nur wenige haben hier die vollumfängliche Nutzung erreicht. Im Bereich E-Collaboration lässt sich grundsätzlich konstatieren, dass – sofern diese Tools genutzt werden – offenbar auch in den meisten Unternehmen die darüber betreuten Lieferantenbeziehungen sukzessiv ausgebaut werden. Der Bereich Qualitätsmanagement ist dabei am weitesten fortgeschritten, gefolgt von der Abstimmung von Produktionsplänen/Belieferungskonzepten und Tools für die Zusammenarbeit in Forschung und Entwicklung. Nennenswerte Unterschiede in der Nutzungsintensität gibt es zwischen KMU und GU/K über alle Lösungen hinweg betrachtet nicht.

Die Nutzungsintensität legt bereits nahe, dass der unternehmensweite Roll-out auf alle Standorte in vielen Unternehmen – insbesondere international – noch nicht abgeschlossen ist. Hier haben interessanterweise die katalogbasierten Beschaffungssysteme den höchsten Nachholbedarf.

Betrachtet man die Erwartungen, so werden grundsätzlich alle Lösungen weiter ausgebaut. Die stärkere Fokussierung auf katalogbasierte Beschaffungssysteme sowie Tools für Ausschreibungen und zur Lieferantenbewertung bleibt aber voraussichtlich weiter bestehen. Dies dokumentiert auch die Tatsache, dass 36 % der Unternehmen Hinderungsgründe bei katalogbasierten Beschaffungssystemen sehen, bei der Lieferantenbewertung sind dies 45 %, im Bereich E-Sourcing (nicht nach Ausschreibungen und Auktionen getrennt) 57 % und bei E-Collaboration 63 %. Während bei KMU als Hinderungsgründe eher mangelndes Potenzial, zu hohe Kosten oder fehlende technische Voraussetzungen im Vordergrund stehen, spielen bei GU/K innerbetriebliche Widerstände und mangelnde Managementunterstützung eine größere Rolle. Die Motivationsgründe für den Einsatz von E-Sourcing und E-Collaboration (Kataloge und Lieferantenbewertung wurden nicht untersucht) liegen vor allem in der Prozessoptimierung sowie in der Erhöhung der Transparenz und Compliance. Erst danach folgen im Bereich E-Sourcing Einstandspreissenkungen u.Ä. Der „externe“ Anstoß durch Unternehmensleitung, andere Abteilungen, Lieferanten oder die Konkurrenz spielt nur eine untergeordnete Rolle. Tendenziell scheinen KMU durch die möglichen Vorteile der Systeme geringer als GU/K motiviert und werden im Vergleich zu GU/K häufiger „extern“ angeschoben.

Auf der Seite der Systeme dominiert nach wie vor der Einsatz individueller Lösungen (Buy-Side-Lösungen) klar in allen Bereichen so genannte „öffentliche“ Lösungen – eine Umkehr dieses Trends wieder hin zu offenen, zentralen Plattformen scheint vorerst nicht in Sicht. Interessanterweise führt der Einsatz von individuellen Lösungen nicht zwangsläufig zu einem hohen Integrationsgrad der Anwendungen, da die Systeme in vielen Unternehmen offenbar unabhängig voneinander geplant und eingeführt werden. Die Funktionalität und Bedienerfreundlichkeit wird im Durchschnitt bei allen Lösungen positiv bewertet.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass nach katalogbasierten Beschaffungssystemen, die schon seit geraumer Zeit aus dem Tagesgeschäft vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken sind, mittlerweile auch Tools zur Lieferantenbewertung und für Ausschreibungen ihren festen Platz im Instrumentarium des Einkaufs gefunden haben. Differenziert ist das Bild für Auktions- und E-Collaboration-Lösungen zu betrachten. Während die Komplexität im Bereich der Zusammenarbeit die Einführung von Lösungen zwangsläufig verlangsamt, scheinen sich Auktionen auf breiter Basis nach wie vor nicht etablieren zu können.

Egal welche Lösung man betrachtet: Der Einkauf ist gefragt, um zum einen in fundierten Analysen die Potenziale der Lösungen dem notwendigen Aufwand gegenüberzustellen und zum anderen die inner-betriebliche Konsolidierung und Transparenz der notwendigen Daten voranzutreiben. Insbesondere KMU haben in diesem Bereich eindeutig noch Nachholbedarf. Sicherlich ist der Einsatz nicht jeder Lösung für jedes KMU per se vorteilhaft, aber in den Unternehmen muss eine offene und rationale Diskussion über die damit verbundenen Chancen geführt werden. Nicht zuletzt setzen die Unternehmen, die diese Lösungen bereits nutzen, – ganz gleich ob GU/K oder KMU – konsequent weiterhin auf Ausbau. Ein besseres Argument, dass E-Procurement den Unternehmen hilft, im Wettbewerb zu bestehen, kann es kaum geben.